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kokoroe編集部です。

先月、弊メディアkokoroeでこの記事をご紹介しました。

営業の職務経歴書の書き方、採用も担当する営業マネージャーが教えます

採用も含め営業職のマネジメントをしている識者に「採用担当者が職務経歴書をどのように見ているか」「刺さる職務経歴書はどのような内容か」を尋ねたものです。

その後、「項目立てやフォーカスすべき情報は分かったが、文章を書くこと自体に苦手意識がある」「いざ書こうとすると何から書いていいか分からない」「良い文章を書ける気がしない」といったお声をいただきました。

書くことに敷居の高さを感じていらっしゃる方が多くいらっしゃるようだということが分かりました。また、このようにおっしゃる方々の書いたものを拝見するうちに、ある程度共通するポイント(文を書く上での癖のようなもの)があることに気づきました。

今日はその癖への対策を「書くコツ」の形で5つお届けしたいと思います。

ビジネスの文書は「きちんと伝わる」ことが大事

作家や小説家と言われる職業は、読者の想像力を掻き立てる文章を書く必要があります。これは難しいです。訓練で身につく力と、才能のようなものに支えられた力の両方が必要だからです。

一方で、ビジネスで書く文章のほとんどには才能が必要なく、訓練をすれば書けるようになります。報告書、稟議書、提案書。こういったビジネス文書を思い出してみてください。多くの場合は項目立てが決まっていて、何を(どのような種類の情報を)求められているかがある程度分かります。

この時に気を付けたいのは、「事実」「推測・推定」「個人の意見や解釈」をごちゃごちゃにせずに分けて書くことです。「事実」を述べているのか、「個人の意見」を述べているのかがちゃんと分かるように書くと、誤解なく伝わります。

「事実」「意見」のように項目を立てて書いていけば確実です。

コツ1:一文を短くする

文章を書くことに苦手意識のある人は、一文を長くする傾向があります。

しかしながら、一文が長いと何を言いたいのか分かりづらくなります。また、読んでいる側も落ち着きません。

一文を極力短くすることを意識してください。主張が明確になります。文章が引き締まった印象になります。

コツ2:”てにをは”に注意する

私はあなたを好きです。
私をあなたは好きです。

「は」と「を」の位置が逆になるだけで、意味がまったく異なるものになります。

日本語において”てにをは”(文法用語では「助詞」と言います)は極めて重要です。

助詞が適切に使えていないと、言いたいことを正確に伝えることができません。

また、助詞が適切に使えていない文章は(他の欠点以上に)読んだ人を不安にさせやすいです。助詞がうまく使えていないお手紙を書いたことで、お客様から「国語の勉強をやり直したほうがいい」とはっきりと厳しい指摘を受けた営業職の方にお会いしたこともあります。

話し言葉で助詞を間違える人はほとんどいません。文章を書いた後に半日~一晩置いて読み直すと、助詞の不自然なところに気づくことができます。助詞を適切に使うために、時間を空けて見直しをすることがオススメです。

コツ3:句読点の位置に気を配る

今日は上司と社長のところに行きます。
今日は上司と、社長のところに行きます。

この違い、分かるでしょうか。
前者は、「上司」と「社長」の二者に会いに行くという意味です。
後者は、「上司と一緒に」社長に会いに行くという意味です。

日本語は、読点の有無や位置の違いだけで、文章の意味が恐ろしく変わります。文字を介したコミュニケーションでの行き違いがこうしたところに起因する場合もあります。

どこで文のまとまりが切れるのかを考えて、その切れ目に読点を入れればいいです。
もしその判断自体が難しければ、文書内で項目化して表現するという方法もあります。

会う相手:社長
同行する人:上司

といった具合です。

コツ4:接続詞の使用を最低限に留める

「しかし」「だから」「また」
こうした言葉が接続詞です。冗長な文章は接続詞が不自然なほど多く使われています。

逆接(「しかし」「けれども」など)以外の使用を最低限に留めてみてください。文章がかなり引き締まります。

コツ5:言葉の対応関係をきちんとする

私は彼が悪いです。
私は彼が悪いと思います。

この違い、分かるでしょうか。

前者は日本語として不正確です。
後者は成立しています。

前者は「彼が悪いです」という情報のまとまりに対して、「私は」だけが余ってしまっています。

後者は「彼が悪い」という情報のまとまりがあります。「私は~と思います」という対応関係も成立していて、言葉の余りがありません。

文の中での言葉同士の対応関係をきちんと作ります。ひとつの言葉だけ余っているという状態がないようにします。

長文を書いた時などに時々これをやってしまう方がいます。読み直せば不自然さに気づいて直すことができます。これもやはり時間を置いて読み直すことをオススメします。

意識してトレーニングすれば必ずできる

言葉が深く関係する日常動作は「聴く」「話す」「読む」「書く」の4つです。

「聴く」「話す」は朝起きた時の「おはよう」から寝る前の「お休み」まで毎日行っています。意識せずともある程度は力がつきます。

一方で「読む」「書く」は意識してやらないと力が身につきません。

しかしながら、やれば誰でも力を付けることができます。才能に左右されるものではないのです。

今日ご紹介した5つのコツは、ビジネスの場面で文章を書くことに苦手意識がある人やつまずいている人によく見られることをまとめたものです。

苦手な方はこれらを意識して書くトレーニングをしてみるといいかもしれません。

書く力を活かして自分を表現する

書く力は、報告書、稟議書といった業務の文書だけに発揮されるものではありません。

転職するときの職務経歴書にも活きます。また、職務経歴書は、独立してフリーランスになったとき、クライアントに自分を表現する場面でも役に立ちます。

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